Получение электронной подписи для юридических лиц: как получить ЭЦП юрлицу

Из этой статьи вы узнаете:

• Общее представление
• Для чего юрлицу нужна электронная подпись
• Классификация
• Простая (ПЭП)
• Неквалифицированная (НЭП)
• Квалифицированная (КЭП)
• Где применяется электронная подпись для юр лиц
• Как юр лицу получить ЭЦП
• Какие носители подходят для записи
• В каких случаях требуется ЭП
• Как проверить электронную подпись юрлицу
• Есть ли у ЭП срок годности
• Стоимость оформления электронной подписи для юридических лиц
• Заключение
• Вопрос-ответ

Развитие технологий и активное внедрение инновационных решений на практике — факторы, благодаря которым ведение документооборота стало заметно проще и быстрее. Использование цифровых версий документов (накладных, актов, справок или заявлений) занимает намного меньше времени, а также облегчает подготовку, хранение и учет. Сегодня подобная практика знакома всем организациям и предпринимателям, которые реализуют маркированные товары, работают с кассами и ОФД, переходят на ЭДО с поставщиками или удаленно подают отчетность в налоговую. Как заказать, где оформить и получить электронную подпись для юридического лица, что такое сертификат квалифицированной ЭЦП, и что сделать для получения цифрового ключа? Давайте разбираться.

Общее представление

Индивидуальная информация, зашифрованная криптографическим способом, и обладающая уникальными характеристиками, позволяет зафиксировать целостность документов или данных, а также подтвердить принадлежность их авторства. Такие элементы регистрации не могут быть подделаны путем обычного копирования, и обеспечивают безопасный оборот документации, отправляемой через специальные сервисы и платформы. Алгоритм актуален не только для предприятий, но и для обычных граждан, которые могут использовать ЭЦП при получении различных услуг.

Для чего юрлицу нужна электронная подпись

Область практического применения зависит как от типа цифрового инструмента, так и от специфики работы компании. Действующие законодательные нормы допускают применение технологии во внутреннем и внешнем документообороте, при условии наличия соответствующей договоренности между сторонами. Важный аспект — соблюдение дополнительных условий, обеспечивающих равнозначность с бумажными экземплярами, подписываемыми руководителями вручную. Для этого участники сделки должны заключить соглашение, в котором будут прописаны правила использования ЭЦП, а также зафиксировано взаимное признание юридической силы подобной документации.

Классификация

На сегодняшний день существует три вида ЭП, которые отличаются между собой как сферами применения, так и степенью надежности.

Простая (ПЭП)

Обычная цифровая комбинация, используемая для идентификации пользователя. Примерами могут служить сочетания логина и пароля, коды двухфакторной аутентификации, поступающие на телефон для авторизации в личном кабинете, а также информация, генерируемая программным или системным методом, которая присоединяется к документу.

Неквалифицированная (НЭП)

Шифр, формируемый при помощи специальной программы, который не только идентифицирует владельца, но и исключает возможность корректировки файла после его отправки. Электронные подписи данного типа представляют собой комбинацию из двух ключей:

• Закрытый — предоставляется на носителе (токене), либо устанавливается на рабочий ПК. Пин-код, открывающий доступ к использованию, должен быть известен только получателю, что обусловливает строгие требования к хранению.
• Открытый — известен всем субъектам, участвующим в документообороте. Служит инструментом проверки подлинности получаемой документации.

Помимо указанного набора, удостоверяющий центр также выдает сертификат, в котором содержатся данные владельца. Стоит отметить, что законодательные нормы, регламентирующие порядок получения, не содержат требования об обязательном создании подобного документа для ООО.

Квалифицированная (КЭП)

Шифры, генерируемые при помощи криптографических алгоритмов, применяются в строгом соответствии с действующим регламентом. Закон определяет что:

• Право выдачи может быть предоставлено исключительно аккредитованным УЦ, прошедшим проверку на предмет соответствия требованиям Федерального закона 63-ФЗ.
• Используемое программное обеспечение подлежит сертификации в ФСБ.
• Сертификаты выдаются пользователям в бумажном или цифровом виде, с соблюдением типовой структуры, установленной в приказном порядке.

Где применяется электронная подпись для юр лиц

Помимо внутреннего и внешнего документооборота, ЭП используется организациями в трех областях.

Отчеты для ФНС

Налоговая служба — один из первых государственных органов, внедривших систему ЭДО, который обязал налогоплательщиков подавать отчетность в цифровом виде. На сегодняшний день возможность обойтись бумажными версиями остается только у индивидуальных предпринимателей и предприятий малого бизнеса, однако есть вероятность, что уже в скором времени абсолютно все субъекты, ведущие хозяйственную деятельность, должны будут перейти на электронный формат. Для работы с системой обязательным условием является оформление КЭП на сотрудника, ответственного за подписание отчетов.

Участие в торгах

Сфера госзакупок, обеспечивающая потребности государственных и муниципальных образований, регулируется положениями 44-ФЗ. Закупки коммерческих предприятий, предусматривающие участие госструктур, проводятся в соответствии с нормами 223-ФЗ. И в том, и в другом случае используются специальные цифровые площадки, позволяющие организовать аукцион среди претендентов на заключение контракта. Изначально для подачи заявок первой категории достаточно было зарегистрировать НЭП, однако с 2018 года обязательным требованием для участия во всех подобных торгах является наличие квалифицированной электронной подписи.

КЭП также требуется субъектам, претендующим на приобретение имущества предприятий, в отношении которых была начата процедура банкротства. Такие конкурсы проводятся несколькими площадками. Отдельные платформы существуют и для взаимодействия в сегменте B2B, однако здесь допускается самостоятельное определение правил организатором — где-то может быть достаточно неквалифицированной, или даже простой ЭП. Перед подачей заявки рекомендуется внимательно изучить актуальный регламент, который должен быть представлен на официальном сайте.

Получение услуг в государственных ведомствах

Переход на формат электронного документооборота между бизнесом и государством затронул практически все сферы взаимодействия. Сегодня юридические лица могут запрашивать выписки из реестров, регистрировать товарные знаки или обжаловать неправомерные действия должностных лиц при помощи профильных порталов. Наличие КЭП открывает доступ к широкому спектру возможностей, реализуемых на ведомственных площадках. Стоит также отметить, что федеральные и муниципальные органы обязаны иметь ЭП для работы в системе СМЭВ.

Как юр лицу получить ЭЦП

Последовательность действий зависит от статуса заявителя, на которого оформляется ключ.

Для руководителей организаций и ИП

Начиная с 2022 года директора, управляющие и индивидуальные предприниматели имеют возможность бесплатно зарегистрировать КЭП, подав соответствующую заявку в Налоговую службу. Регламент актуален для субъектов всех сфер деятельности, за исключением кредитно-финансовых учреждений, инвестиционных фондов, платежных операторов и ломбардов, которые должны обращаться в удостоверяющие центры. Обслуживанием работников бюджетных структур занимается Федеральное казначейство.

Алгоритм, позволяющий получить средство электронной подписи юридического лица, выглядит следующим образом:

1. Подача заявления через официальный сайт, либо при посещении отделения ФНС.
2. Выбор и покупка цифрового носителя, соответствующего техническим требованиям.
3. Идентификация личности с помощью сотрудников территориального представительства Налоговой службы, в котором организация или ИП стоит на учете. При себе нужно иметь паспорт, СНИЛС и USB-ключ с сертификатом соответствия.
4. Приобретение у провайдера лицензии на софт, обеспечивающий криптографическую защиту. Наличие подобного средства является обязательным условием для работы с ЭП.

Услуга предоставляется ФНС бесплатно, так что единственные расходы, связанные с оформлением, касаются покупки ключа и утилиты КриптоПРО. Электронная подпись для юр лица выдается в единственном экземпляре, и не подлежит копированию. Стоит отметить, что лицензионная криптозащита нужна для каждого устройства, с помощью которого планируется оформлять и подписывать рабочую документацию.

Для персонала

Выдача КЭП сотрудникам предприятия, наделенным полномочиями подписания документов, осуществляется аккредитованными удостоверяющими центрами. Полный перечень учреждений представлен на официальном портале Министерства цифрового развития. Заявка подается удаленно, либо при личном посещении отделения — при себе также нужно будет иметь паспорт и СНИЛС, необходимые для идентификации личности.

На сегодняшний день работники могут получить только ЭП с указанием персональных данных владельца, которые используются как в рамках документооборота компании, так и для оформления сторонней документации. Обязательное условие — наличие доверенности, подтверждающей правомерность использования идентифицирующего инструмента.

Получение физическими лицами

Для обычных граждан процедура регистрации остается неизменной. Чтобы стать обладателем КЭП, достаточно обратиться в любой аккредитованный центр и предоставить личный паспорт. При наличии действующей цифровой подписи можно обойтись и без личного посещения офиса, заполнив заявку дистанционно.

Какие носители подходят для записи

В случае с квалифицированными версиями стандартное требование — использование защищенного USB-токена, сертифицированного ФСТЭК или ФСБ. Обычные флешки не подойдут ввиду несоответствия технических характеристик. Выбор в пользу токенов для хранения ЭП обусловлен присутствием интегрированной карты памяти, защищенной паролем — соответственно, подписать документ сможет только действительный владелец электронной подписи, знающий уникальный пин-код.

Повторное использование допускается при наличии в распоряжении предприятия аналогичного носителя, оставшегося от предыдущей КЭП, срок действия которой уже истек. Стоит отметить, что сотрудники налоговой могут запросить сертификат, подтверждающий соответствие предоставляемого USB-токена. Подобные документы рекомендуется оформлять сразу же, во время покупки, и иметь при себе во время посещения отделения ФНС.

В каких случаях требуется ЭП

Руководители и работники организаций используют электронную подпись:

• При подаче отчетности онлайн, через ведомственные сайты и сервисы.
• В рамках ведения ЭДО, как внутри предприятия, так и при взаимодействии с внешними контрагентами, контролирующими органами и иными субъектами.
• При оформлении жалоб и исковых заявлений в суд.
• Для регистрации на специальных площадках и получения статуса участников государственных закупок, регулируемых нормами 44-ФЗ и 223-ФЗ.
• В ходе предоставления информации для системы ЕГАИС, регистрирующей оборот маркированной продукции.
• Для подключения к платформам ОФД и запуска кассового оборудования.
• При работе в системе «Честный знак» и ФГИС «Меркурий».

Обычные граждане могут воспользоваться ЭП в следующих ситуациях:

• Верификация учетной записи на сайте Госуслуги.
• Заключение сделок с недвижимостью и подача сведений в Росреестр.
• Оформление кредитных соглашений и займов.
• Подача ежегодных деклараций в ФНС.
• Подписание цифровой версии трудового договора с работодателем.

Сегодня подавляющее большинство торговых операций и согласований проходят онлайн, что позволяет заметно сократить как временные, так и финансовые издержки участников. Оформление электронной подписи стало неотъемлемой частью ведения бизнеса. Обратившись к специалистам МОРСКОГО БАНКА, Вы всегда можете получить дополнительные консультации по возникающим вопросам, уточнить нюансы, связанные с предоставлением банковских гарантий или прохождением валютного контроля, а также воспользоваться услугами корпоративного обслуживания, актуальными для любой сферы предпринимательской деятельности.

Как проверить электронную подпись юрлицу

Проверка подлинности актуальна в тех случаях, когда участники ЭДО взаимодействуют вне информационных систем. Для получения необходимой информации используются различные сервисы, удостоверяющие действительность обычных и квалифицированных подписей. Подобные разделы, в частности, присутствуют на сайте Госуслуги и порталах аккредитованных центров. Кроме того, существуют платные плагины для программного обеспечения пакета MS Office, совместимые с Word и Excel, а также для продуктов Adobe, позволяющих проверять файлы в формате PDF.

Есть ли у ЭП срок годности

Продолжительность действия сертификата, предоставляемого для ключей проверки КЭП и НЭП, определяется типом используемого средства криптозащиты, а также условиями предоставления услуг АУЦ. Стандартный период — один год. Стоит отметить, что в случае с сертификацией, оформляемой подразделениями Федеральной налоговой службы, интервал увеличивается до пятнадцати месяцев. При этом документы, подписанные с соблюдением действующего регламента, остаются действительными и после истечения заявленного срока.

Стоимость оформления электронной подписи для юридических лиц

ФНС оказывает услугу бесплатно — потратиться придется только на покупку носителя и лицензии криптозащиты. Что касается удостоверяющих центров, то здесь итоговая цена будет зависеть от типа ЭП и сферы деятельности организации. Как правило, на выбор предлагается сразу несколько тарифов, включающих в себя подачу отчетности и работу с государственными сервисами, а также участие в торгах и аукционах.

Заключение

Использование идентифицирующих цифровых инструментов, удостоверяющих подлинность, помогает упростить контроль за документооборотом и повысить безопасность заключения торговых сделок для всех участников. В современных реалиях квалифицированная электронная подпись для юридических лиц является обязательным атрибутом, наличие которого заметно облегчает ведение бизнеса.

Вопрос-ответ

Чем отличаются ЭЦП ИП и физлица

В сертификатах, выдаваемых физическим лицам, отсутствует номер ОГРНИП — основными данными, позволяющими выполнить идентификацию личности, являются СНИЛС и ИНН.

Как узнать о том, что ЭП была выпущена

Соответствующая информация предоставляется ведомством ФНС или аккредитованным учреждением, в которое была подана заявка. Проверить перечень действующих ключей также можно с помощью специального раздела на сайте Госуслуги.

Как найти удостоверяющий центр

Ознакомиться со списком организаций, оформляющих электронные подписи для юридических лиц, можно на официальном портале Министерства цифрового развития.

Поделиться в соц. сетях: