Коммерческий инвойс: что это такое и как выглядит счет-фактура

Из этой статьи вы узнаете:

• Общее представление
• В чем заключается назначение инвойса
• Классификация
• Правила составления
• Правила оформления международных отгрузок
• Требования к описанию товаров и услуг
• Особенности отправления
• Чем инвойс отличается от счет-фактуры
• Особенности проверки
• Чем чревато неправильное оформление инвойса
• Образец
• Заключение
• Вопрос-ответ

Корректное заполнение сопроводительных документов, обязательных при международных поставках товара — важный аспект, позволяющий быстро пройти процедуру таможенного оформления. Существуют определенные правила, регулирующие вопросы растаможки, которые служат основанием для подготовки необходимой документации. Для компаний, специализирующихся на внешнеэкономической деятельности, важно наличие в штате квалифицированных сотрудников, хорошо знакомых с требованиями действующего законодательства. Что такое коммерческий инвойс в таможне и чем это отличается от инвойс-проформы в грузоперевозках, как выглядит счет-фактура, а также для чего нужен документ, выставленный продавцом при покупке? Давайте разбираться.

Общее представление

Рассматриваемая форма применяется только в рамках международных торговых операций и не имеет точных аналогов во внутренней российской практике документооборота. Наиболее близкая по смыслу характеристика позволяет описать ее как счет на оплату для покупателя, в котором прописываются основные условия коммерческой сделки. В отдельных случаях он может подменять собой как договор поставки, так и сопроводительный акт на отгружаемую продукцию.

Если сотрудничество с зарубежными контрагентами предусматривает оказание услуг и счет выставляется в момент или после оказания услуги — для перевода денег достаточно будет выставить инвойс с реквизитами и суммой, вписав в содержание следующий пункт: «Полная либо частичная оплата счета-договора является подтверждением со стороны Заказчика факта надлежащего качества исполнения договорных обязательств, в полном объеме и в согласованные сроки». Сам по себе факт поступления денежных средств будет равноценен официальной приемке, что исключает необходимость дополнительного обмена актами.

Так, например, если программист, специализирующийся на создании сайтов для иностранных компаний, договорился с клиентом о работе и выполнил свою часть сделки — для получения оплаты достаточно оформления и выставления инвойса, направляемого в адрес контрагента. Зарубежная компания использует полученный документ в качестве основания для совершения платежа. При этом с юридической точки зрения сделка будет расцениваться, как завершенная, а дополнительный обмен подписанной документацией не потребуется.

Если же речь идет об экспорте или импорте продукции — обойтись только одной формой для прохождения процедуры таможенного декларирования вряд ли удастся. Здесь к числу определяющих факторов можно отнести вид товара, способ доставки, а также иные аспекты. Уточнить детали можно в логистической компании или у специалистов МОРСКОГО БАНКА, готовых предоставить оперативную консультацию по вопросам ведения внешнеэкономической деятельности.

В чем заключается назначение инвойса

Одной из главных целей оформления сопроводительного документа является благополучное прохождение таможенного и валютного контроля. В первом случае он используется в качестве основания, позволяющего сотрудникам ФТС рассчитать величину налоговых сборов и пошлин, взимаемых за пересечение территориальной границы. Второе требование обусловлено особенностями государственной политики в отношении сделок, предусматривающих совершение взаиморасчетов в иностранной валюте. При этом нужно учитывать, что счета в форме инвойса (invoice) по контракту поставки не всегда оказывается достаточно для удовлетворения требований аккредитованных агентов или банковских учреждений, выполняющих контрольную функцию. Вопрос о необходимости предоставления дополнительной документации лучше уточнить заранее.

Процедура валютного контроля изначально была введена по требованию Центробанка, и обусловлена необходимостью поддержания баланса в объемах иностранных денежных средств, поступающих на внутренний рынок. Алгоритм выглядит просто:

• Компания, специализирующаяся на ВЭД, регистрирует специальный счет для получения или отправки валюты.
• При поступлении платежа от зарубежного контрагента деньги сначала зачисляются по транзитным реквизитам, оформляемым банком по умолчанию вместе с в/с.
• В течение 15 рабочих дней получатель должен предоставить документы, подтверждающие обоснованность транзакции, как пример — упрощенный договор в виде инвойса со спецификацией.
• Если проверка прошла успешно, средства размораживаются и переводятся на основной валютный баланс. При выявлении ошибок нужно устранить их до истечения указанного срока, иначе перевод будет отправлен обратно.

Стоит отметить, что для торговых сделок, стоимость которых не превышает порогового значения в 600 000 руб. (расчет производится по актуальному курсу ЦБ РФ), применяются упрощенные правила. Достаточно будет типовой банковской электронной формы, без дополнительной отправки сканов контракта. Что касается крупных финансовых операций — с отправкой зарубежному контрагенту суммы свыше трех, либо получением из-за границы платежа на десять и более миллионов рублей — обязательным условием становится постановка контракта на учет.

Классификация

По сути, инвойс в логистике — это счет, который выставляется продавцом в адрес покупателя при оформлении заказа, предусматривающего обязательное прохождение таможни. Однако нужно учитывать, что подобные документы классифицируются на два вида, небольшие отличия между которыми обусловливают необходимость более внимательного отношения.

Коммерческая форма

Для экспортеров, отгружающих продукцию иностранным контрагентам, обязательным условием становится подготовка сопроводительной документации на таможенный груз. В качестве последнего определяются любые виды товаров, пересекающие государственные границы. Если сделка не предусматривает выезда за пределы РФ, можно обойтись обычным набором, состоящим из накладных, сертификатов и счетов-фактур, тогда как инвойс (invoice) подлежит проверке сотрудниками ФТС на предмет наличия обязательных реквизитов:

• Описания каждой позиции, включая наименование, стоимость и указание основных характеристик.
• Условий, определяющих порядок заключения и исполнения сделки контрагентами, относящимися к разным юрисдикциям.
• Сведений об участниках, включая регистрационные и персональные данные отправителя и получателя.

По сути, основным отличием от обычного счета, выставляемого для получения оплаты, является большее количество информации о грузе. Необходимость оформления обусловливается тем, что продукция покидает пределы страны — а это значит, что таможенная служба обязана удостовериться в наличии законных оснований для совершения подобной операции.

Проформа-инвойс

Здесь, в отличие от предыдущей формы, речь идет о предварительном информировании таможни о планируемой отгрузке. Проформа может использоваться в трех случаях:

• Стороны находятся в процессе согласования суммы сделки.
• Содержание контракта предусматривает перечисление авансового платежа.
• У экспортера возникли сложности с определением точного веса продукции до момента фактической отправки — например, при поставках сыпучих грузов.

Зачастую в содержании некоммерческого инвойса может быть прописана информация о предполагаемых отклонениях, так или иначе связанных с характеристиками товара, тогда как заполнение документов первого типа предполагает использование только точных и исчерпывающих сведений.

Правила составления

Оформлением занимается компания, которая выступает в роли поставщика. Язык составления определяется исходя из местонахождения заказчика, чаще всего — используется англоязычная версия. При этом для таможни также потребуется экземпляр, переведенный на русский, так что лучше сразу подготовить оба варианта.

Если содержание сделки предполагает отправку товарной продукции, рекомендуется отправлять не только оригинал, но и дополнительно пять копий. При оказании услуг можно обойтись двумя формами. Подробные инструкции о том, где взять и как получить инвойс, а также какие документы понадобятся для его заполнения, можно найти на сайтах логистических компаний, таких как TNT или DHL — у последних даже есть специальный конструктор, помогающий быстро разобраться в нюансах.

Стоит отметить, что типового шаблона, определяющего последовательность расположения реквизитов и сведений, для подобной документации не предусмотрено. При желании организация может разработать собственный формат, используя при печати фирменные бланки или же обычные листы А4. Главное при этом, чтобы в содержании присутствовали обязательные разделы:

• Дата составления. Любопытно, что второй стандартный реквизит — номер, обычно указываемый на всех справках и счетах — в данном случае не является необходимым элементом и используется только для внутреннего учета.
• Сведения об участниках сделки. Информация об экспортере и импортере включает в себя территориальное местонахождение (страна и адрес), наименование, организационно-правовую форму регистрации, а также ФИО ответственных лиц.
• Предмет. Основание, обусловливающее получение исполнителем контракта денежных средств, то есть описание товаров (количественные и качественные характеристики для каждой позиции), либо вида предоставляемых услуг (с расшифровкой по часам, затраченным на выполнение согласованного объема работ).
• Цена инвойса. Общая сумма договора, отражаемая с указанием валюты, актуальной для стороны заказчика.
• Условия и сроки. Определяются в соответствии с правилами Инкотермс, регулирующими порядок осуществления международных поставок. В зависимости от выбранного формата, обязанность по уплате таможенной пошлины может возлагаться как на отправителя (DDP), так и на получателя (DAP).
• Банковские реквизиты экспортера и дата совершения платежной операции.

Для заверения используются подпись и печать поставщика (если таковая имеется).

Правила оформления международных отгрузок

В соответствии с регламентом, к числу сопроводительной документации, помимо инвойса, также относятся:

• Грузовая таможенная декларация — составляется в тех случаях, когда товар пересекает границы РФ для отправления в страны, не входящие в состав ЕАЭС.
• Сопроводительные акты — коносамент, автодорожные и авианакладные (CMR/AWB).

Стоит отметить, что ГТД, хоть и содержит в себе описание с сопутствующими сведениями, схожими по содержанию, не является заменой инвойс-счетов. Стоимость, указываемая при декларировании, определяется в соответствии с законодательными положениями РФ, регламентирующими порядок расчета пошлинных сборов и величины ввозного НДС, и может отличаться от основной цены.

Отправка счет-фактуры в рамках поставок продукции иностранным контрагентам не требуется, поскольку данный тип документов не используется за рубежом. Однако для внутреннего учета экспортер все же оформляет соответствующую форму, применяя нулевую налоговую ставку — это нужно для того, чтобы отразить операцию в учете.

Требования к описанию товаров и услуг

Говоря о том, что такое запрос инвойса при покупке продукции, необходимо также упомянуть об особенностях отражения поставляемого ассортимента. Описывать содержимое поставки рекомендуется подробно, без сокращений и общих фраз. К числу существенных пунктов можно отнести:

• Наименование и область применения.
• Номера и даты составления.
• Серийные идентификаторы и коды классификации по ТН ВЭД.
• Материалы изготовления и тип используемой упаковки.
• Стоимость и массу груза.

Если речь идет об оказании услуг — следует уточнить цены для каждого элемента, а также привести характеристику итогового результата исполнения контракта.

Особые требования

В отношении отдельных товарных категорий применяются специальные стандарты:

• Часы. Описываются с расшифровкой конструктивных компонентов, включая корпус, механические и гальванические элементы, а также натуральные камни.
• Химикаты. Требуют приведения подробной информации, позволяющей классифицировать принадлежность к определенной категории и уточнить соответствие нормам контроля.
• Текстиль. Указывается процентное соотношение материалов в составе ткани, вид плетения, а также эксплуатационное предназначение (для мужчин, женщин или детей).
• Биологические образцы. Уточняется основание отправки, происхождение, способ транспортировки и сроки безопасного хранения. Дополнительное условие — наличие копии разрешения на ввоз или вывоз.
• Подарки. В описание включаются характеристика, цена, а также формулировка Unsolicited gift.

Особенности отправления

Перед отправкой груза важно проверить наличие всех ключевых реквизитов и подробной характеристики по каждой позиции. Помимо оригинала, в комплект включают пять копий, размещаемых в кармане упаковки. Любые расхождения могут повлечь за собой проблемы с прохождением таможни и привести к срыву согласованных сроков поставки.

Чем инвойс отличается от счет-фактуры

Несмотря на наличие общих признаков, это разные документы. В содержании первого указываются условия сделки и содержится требование об оплате, тогда как второй используется в качестве элемента налоговой отчетности в РФ, и позволяет предоставить государству сведения о начисленном НДС.

Особенности проверки

Распространенная практика — отправка электронной версии, при составлении которой могут быть допущены разные ошибки. С подобными проблемами чаще всего сталкиваются компании, сотрудничающие с азиатскими контрагентами, которые нередко вбивают цифровые значения в виде текста, сбивая арифметические формулы. Кроме того, встречаются неточности описания, также вызывающие вопросы у таможенных инспекторов. Анализ формы — обязательное условие, соблюдение которого помогает избежать ненужных проблем с декларированием.

Чем чревато неправильное оформление инвойса

Помимо задержки груза на границе, существует вероятность нарушения сроков, установленных для прохождения субъектами ВЭД процедуры валютного контроля. В подобных случаях к нарушителям могут быть применены штрафные санкции.

Образец

Отсутствие типового бланка позволяет организациям самостоятельно определять внешний вид документа. Это может быть таблица или текстовый блок, в котором сведения сгруппированы по отдельным категориям. Основное требование — наличие всех необходимых реквизитов и описаний.

Заключение

Оформление инвойса для получения какого-либо платежа — с номером, датой составления и характеристиками товаров — не представляет особой сложности. Тщательная проверка данных позволяет свести к минимуму вероятность совершения ошибок, способных повлиять на результаты сделки с иностранным контрагентом.

Вопрос-ответ

Когда нужно предоставить сопроводительные документы?

Коммерческая форма направляется в момент отгрузки, проформа — составляется заранее, в тех случаях, когда условия договора предусматривают перечисление аванса.

Для чего нужна нумерация?

Уникальный идентификатор позволяет вести внутренний учет и своевременно оплачивать налоговые сборы.

Кто отвечает за составление?

Оформление инвойса является обязанностью отправителя.

Поделиться в соц. сетях: