Заполнение ТТН: как правильно заполнить товарно-транспортную накладную

Из этой статьи вы узнаете:

• Общее представление
• В каких случаях необходима сопроводительная документация
• Кто отвечает за оформление
• Можно ли использовать один бланк для разных перевозок
• Отличие от ТН (транспортной накладной)
• Структура документа
• Как заполняется транспортная накладная (ТТН)
• Заключение

Организация логистических процессов предусматривает строгое соблюдение правил, регламентирующих оформление сопроводительной документации. Перечень документов и бланков, которые должен подготовить грузоотправитель, зависит от специфики конкретной партии товарной продукции, однако некоторые из них являются обязательными при любых условиях. Подобные требования обуславливаются необходимостью ведения учета и упрощают получение нужной информации о поставке при возникновении спорных ситуаций. В этот список, в том числе входит и товарно-транспортная накладная. Как выглядит образец заполнения ТТН, и как заполняется каждый из разделов после обновления, вступившего в силу в начале года? Давайте разбираться.

Общее представление

Новый регламент начал действовать с первого января и останется актуальным как минимум до 2027 г. — такое распоряжение было утверждено правительственным постановлением №2200. Пересмотренная форма приводится в четвертом приложении к официальному документу и отличается от предыдущей версии наличием нескольких дополнительных граф. Перечень изменений, которые следует учитывать при оформлении, выглядит следующим образом:

• В первый раздел, содержащий данные об отправителе груза, внесена отметка об экспедиторском статусе, а также подраздел 1а, содержащий информацию о субъекте, выступающем в качестве заказчика грузоперевозки. Используется в ситуациях, когда условия договора предусматривают оплату транспортировки непосредственным экспедитором.
• В третьем пункте, раскрывающем характеристики перевозимого товара, указывается объявленная стоимость, а также приводятся реквизиты сопроводительной документации, подтверждающей факт отгрузки.
• В шестом разделе — «Прием груза» — отражаются данные лица, непосредственно передающего партию перевозчику.
• В одиннадцатую графу, выделенную под информацию о ТС, включен тип владения — с вариантами «в собственности», «в аренде» или «в лизинге».

Кроме того, новые правила и порядок заполнения товарно-транспортной накладной (ТТН) предусматривают возможность оформления в электронной форме, которая станет доступна начиная с 1.01.2022 года. Планируемый формат утверждается Федеральной налоговой службой в кооперации с Министерствами транспорта и цифрового развития.

В некоторых случаях накладную можно заменить универсальным передаточным документом (УПД), что упрощает ведение документооборота. Этот документ используют также и в области перевозки товаров. В соответствии с п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ поставщик обязан предоставить клиенту счёт-фактуру в течение пяти дней после отгрузки. Однако для подтверждения фактической передачи продукции или услуг необходимо заполнить транспортную накладную или акт выполненных работ. Вместо этих бланков компания-перевозчик вправе заполнить всего один — универсальный передаточный документ. Поставщик может использовать УПД одновременно с другими первичными учётными бухгалтерскими документами.

Специалисты МОРСКОГО БАНКА готовы помочь в реализации ВЭД (внешнеэкономической деятельности), предложить выгодные условия корпоративного обслуживания, а также предоставить банковскую гарантию.

В каких случаях необходима сопроводительная документация

Первичный документ, используемый в грузоперевозках с помощью автотранспорта, рассматривается в качестве официального подтверждения совершаемой сделки и расходов, связанных с ее реализацией. Содержание бланка отражает коммерческие условия, достигнутые сторонами в рамках переговоров. Отсутствие, утрата, а также некорректное оформление, противоречащее инструкции по заполнению товарно-транспортной накладной, обуславливает необходимость предоставления договора, счет-фактуры или платежных квитанций, подтверждающих сопутствующие финансовые издержки.

ТТН нужна в ситуациях, когда продавец осуществляет перевозку собственными силами — при условии, что стоимость оказания логистических услуг изначально не включена в цену товарной продукции. Кроме того, подобные документы необходимы в случае привлечения любой из сторон третьего участника, в качестве которого выступает транспортная компания. При самовывозе с использованием своей машины покупателю не требуется накладная — для подтверждения достаточно путевого листа, ведомости о начислении заработной платы, а также иной документации.

Кто отвечает за оформление

В соответствии с общепринятой практикой ответственность за выписку возлагается на организацию, являющуюся непосредственным заказчиком грузоперевозки. В подобном статусе может предстать как продающий субъект, так и сторона получателя. Кроме того, начиная с 2021 года аналогичным правом наделяется экспедитор. Порядок подготовки обычно утверждается заранее и фиксируется в содержательной части заключаемого контракта.

Можно ли использовать один бланк для разных перевозок

Каждая логистическая операция сопровождается отдельно оформленным документом, соответствующим стандарту 1-Т. Обобщение сразу нескольких транспортировок в рамках одной накладной не допускается. Также стоит отметить, что, если один и тот же тип груза отправляется в адрес нескольких получателей, первичная документация готовится для всех без исключения партий.

Отличие от ТН (транспортной накладной)

Здесь речь идет о документальном подтверждении, не предусматривающем обязательного внесения реквизитов стороны, оплачивающей логистику, а также не являющемся основанием для внесения полученного товара на приход. Для компаний, применяющих подобный формат, условием выступает составление формы ТОРГ-12. В ней указываются сведения, позволяющие оприходовать и списать с баланса ТМЦ (товарно-материальных ценностей). Требование связано с отсутствием информации о ценности отдельных позиций и партии в целом.

Структура документа

Говоря о том, как правильно оформлять транспортную накладную на перевозку груза (ТТН), образец для заполнения которой приведен в приложении к регламентирующему постановлению, стоит отметить, что стандартный бланк условно делится на два раздела.

В первом содержится информация о контрагентах и характеристиках товарных ценностей — объеме, наименовании, параметрах и т.д. Он выступает юридическим основанием, позволяющим списать продукцию с баланса поставщика и поставить ее на учет у покупателя.

Вторая часть посвящена всему, что связано непосредственно с логистическим процессом. Указываются данные перевозчика и водителя, марка используемого ТС, продолжительность нахождения в пути и пройденный километраж, то есть все, что подтверждает расходы на грузоперевозку, стоимость которой также учитывается при заполнении.

МОРСКОЙ БАНК предлагает услуги по зачислению заработной платы, что может быть удобно и интересно любым предприятиям и организациям вне зависимости от количества работающих в них сотрудников.

Как заполняется транспортная накладная (ТТН)

Ввиду того что рассматриваемый документ относится к первичной категории, в процессе подготовки важно соблюдать определенные стандарты и требования. Так, правила исключают наличие пустых ячеек и граф — в случае отсутствия данных необходимо проставить прочерк. Недопустимы неточности и помарки, а также указание некорректных сведений.

Перечень сопроводительных материалов, прикладываемых к базовой форме 1-Т, допускает включение в пакет сертификатов, паспортов, свидетельств, договоров и т.д. Вся документация перечисляется в отдельной строке «Приложение». Печать осуществляется в четырех экземплярах, один из которых сохраняется стороной поставщика, а три оставшихся отдаются водителю, ответственному за перевозку.

Заполнение грузоотправителем

Действующие правила определяют, что в подобном статусе может выступать продавец, экспедитор или покупатель. Вне зависимости от этого, алгоритм оформления начинается с внесения информации в шапку ТТН, где указывается дата и последовательная нумерация. К числу обязательных разделов, в соответствии с установленным порядком, относятся следующие:

1. Пункт, содержащий данные об отправителе груза. Заполняется сведениями о наименовании юридического лица (либо Ф.И.О. — если участником выступает физлицо), ИНН, а также контактными реквизитами. В тех случаях, когда оплата логистики ложится на экспедиторскую компанию, новая форма предусматривает использование отдельного подраздела 1а.
2. Аналогичная графа, в которую вносится информация о получателе поставки.
3. Один из самых объемных и пространных разделов, содержащий подробную характеристику перевозимого груза. В обновленном варианте к стандартному перечню, включающему наименование, места, габаритные и весовые показатели, наличие или отсутствие представляющих потенциальную опасность веществ, была добавлена объявленная ценность. Значение берется из товарной накладной или унифицированного передаточного документа, и не должно превышать фактическую стоимость товара. Пункт №78 Правил, регламентирующих логистические перевозки с привлечением автотранспорта, предусматривает наличие ряда исключений.
4. Перечень, содержащий реквизиты сопроводительной документации. Заполняется сведениями о ТН и УПД, сертификатах и паспортах, выданных разрешениях и т.п.
5. Особые указания. Раздел, в котором прописываются требования, обязательные к соблюдению перевозчиком — температурные условия, предельно допустимые сроки, санитарные ограничения. Также предусматривает указание информации об используемом транспортном средстве.
6. Пункт, посвященный приемке партии от отправителя. Для заполнения используются реквизиты лица, выступающего непосредственным передатчиком, данные о месте, дате и времени погрузки, состоянии и характеристиках товара. Заверяется лично всеми участниками процесса. При фактическом отсутствии перемещения отражать сведения о лице, которое по документам выступает получателем, запрещено письмом Министерства транспорта РФ.
7. Раздел «Сдача груза», в котором приводится локация и сроки состоявшейся выгрузки.

Кроме того, ответственное должностное лицо также заполняет пп. 15 («Подписи сторон») и 16 («Стоимость оказываемых услуг и порядок расчета»).

Заполнение перевозчиком

Водитель транспортного средства расписывается в шестой и седьмой графах — при приемке и разгрузке соответственно. В обязанности компании, выступающей в статусе логиста, входит самостоятельное оформление следующих пунктов:

1. Содержит основные условия осуществляемой операции, определяющие возможность установления факта утраты груза, величину платы, взимаемой за терминальное хранение, размеры штрафных неустоек, а также иные аспекты. Если раздел остается незаполненным, по умолчанию применяются единые правила, закрепленные в рамках Устава автомобильного транспорта.
2. Графа о принятии к исполнению, заполняемая датой входящего заказа и сведениями о лице, ответственном за фиксацию заявки. Согласно закону, экспедиторским и логистическим службам отводится не более 72 часов на рассмотрение предложения и принятие решения.
3. Пункт, в котором указывается информация о перевозчике, включая персональные и контактные реквизиты привлеченного водителя.
4. Раздел, содержащий регистрационные данные транспортного средства, тип владения и основные технические характеристики.
5. Оговорки и замечания, возникающие относительно состояния принимаемой партии ТМЦ.
6. Графа для отметки прочих условий, к числу которых относятся сроки выдачи разрешительных документов, сведения о логистическом маршруте (на случай перевозки крупногабаритных или представляющих опасность объектов) и режиме работы.
7. Пункт с информацией о внесенных изменениях, касающихся обновления адреса конечной доставки.

Также оформляются 15 и 16 разделы. Правила заполнения ТТН при перевозке товара перевозчиком — к примеру, нанятой сторонней компанией, специализирующейся на оказании подобных услуг, устанавливают, что рассматриваться в качестве документального подтверждения расходов могут только накладные, имеющие все необходимые реквизиты.

Как заполнить грузополучателю

Представитель стороны, выступающей получателем поставки, по итогам приемки оформляется седьмая графа. К числу указываемых данных относятся:

• Фактические сроки подачи транспорта для выгрузки.
• Характеристика общего состояния партии.
• Вес и количество мест.

Присутствие перевозчика исключает вероятность возникновения в будущем правовых споров. При этом законодатель определяет, что детальная проверка на предмет качественных и количественных показателей не является обязательной в тех случаях, когда отгрузка осуществляется в опломбированном контейнере, без видимых нарушений или повреждений. Если же в ходе приемки выявляется стороннее вмешательство, пересчет и оценка качества товара выступают неотъемлемой процедурой — так же, как и в ситуациях с перевозкой продукции, имеющей минимальные сроки хранения.

Факт приемки подтверждается документально подписью уполномоченного представителя, с указанием его должностного статуса и персональных реквизитов.

Помимо вышеперечисленных пунктов, в форме 1-Т также есть еще одна, семнадцатая графа, предназначенная для внесения отметок каждой из сторон. Она заполняется при условии возникновения претензий, потенциально несущих риски неисполнения принятых обязательств. Более подробная расшифровка выявленных проблем обычно приводится в сопроводительном акте, оформленном отдельно.

Торговый эквайринг от МОРСКОГО БАНКА позволит принимать оплату за товары и услуги по любым банковским картам.

Внесение исправлений

Правильное оформление ТТН, образец заполнения которой должен быть в распоряжении каждого логиста, является обязательным условием для подтверждения сопутствующих финансовых издержек. При этом полностью исключить огрехи и помарки практически невозможно, особенно когда объем документации, проходящей через ответственных сотрудников, оказывается весьма внушительным. Корректировать ошибки можно прямо в бумажных версиях, соблюдая простые правила:

• Некорректная запись перечеркивается одной линией, что позволяет сохранить читабельность.
• Правильные данные вносятся рядом, с пометкой «исправлено» и указанием даты.
• Изменения заверяются подписью и расшифровкой Ф.И.О.

Визирование документов

Каждый субъект, задействованный в логистическом процессе, рассматривается в качестве материально ответственного, что обуславливает как наличие определенных полномочий, позволяющих расписываться в документации, так и возможность привлечения к ответственности, возникающей при несоблюдении действующего регламента.

Отметки и штампы

Стандартная практика — постановка штемпельных оттисков на участках бланков, в которых находятся сведения о занимаемых должностях. Однако, ввиду того, что закон допускает возможность использования различных форм для заполнения, это не является обязательным условием и не может рассматриваться в качестве основания для признания документов недействительными.

Заключение

Для создания комфортных условий, позволяющих быстро и качественно доставлять или получать продукцию на коммерческой основе, важно иметь под рукой образец того, как выглядит заполненная ТТН с примерами — где ставится печать, какой экземпляр и кому подписывать и т.д. С учетом того, что с 2022 года официально внедряется опция электронного оформления, стоит заранее позаботиться об освоении стандартных программ, позволяющих быстро и безошибочно подготовить необходимые документы. Что же касается вопросов, связанных с совершением финансовых операций и РКО (расчетно-кассового обслуживания), то клиенты МОРСКОГО БАНКА всегда могут рассчитывать на оперативную консультацию и всестороннюю поддержку квалифицированных специалистов.

Поделиться в соц. сетях:

1 1