Упаковочный лист для таможни: что это такое, образец заполнения

Из этой статьи вы узнаете:

• Общее представление
• В каких случаях применяется пакет лист (packaging list)
• Когда и для кого нужно оформлять упаковочный лист
• Какую информацию следует указать в упаковочном листе
• В чем отличие от инвойса
• Принципы составления
• Общие правила оформления упаковочного листа
• Дополнительные рекомендации
• Законодательная база
• Почему важно оформить пакинг
• Пример заполнения
• Заключение
• Вопрос-ответ

Грамотное заполнение сопроводительной документации — важный аспект ведения внешнеэкономической деятельности, связанной с отправкой товаров за границу. Соблюдение резидентами действующих стандартов позволяет сократить временные и финансовые затраты, связанные с прохождением таможенных процедур, а также упрощает контроль в процессе осуществления логистических операций. При подготовке грузоперевозки нужно корректно составить различные виды бланков, указав особенности транспортировки и применения, условия хранения, а также другие существенные характеристики. В этом обзоре мы рассмотрим, какие есть правила и требования к оформлению пакинг листа (packing list) для экспорта на таможне, что это такое, и где взять образцы и примеры заполнения паллетного упаковочного листа на русском.

Общее представление

Сопроводительный документ, заполняемый при отправке партии товара за границу по коммерческому соглашению с контрагентом, содержит сведения о продукции, находящейся в упаковке или на паллете. Действующие законодательные нормы РФ не требуют составления подобных описей при перевозках внутри страны, однако их наличие является обязательным условием в тех случаях, когда речь идет о внешнеторговых отгрузках. Отсутствие единой унифицированной формы позволяет организациям создавать собственные шаблоны, отвечающие определенным критериям, либо пользоваться готовыми образцами, доступными для скачивания в интернете.

В каких случаях применяется пакет лист (packaging list)

Использование упаковочных реестров помогает упростить организацию грузоперевозок, что обусловливает практику применения не только в международных, но и во внутренних логистических операциях. Для каждой упаковки, входящей в состав партии экспортируемого груза, составляется отдельный бланк. Сведения, включенные в содержание, обеспечивают возможность быстро идентифицировать транспортируемые товары, что целесообразно как с точки зрения прохождения таможенных проверок, так и в плане общего контроля.

Экземпляр документа обычно вкладывается в отдельный внешний карман — так, чтобы с ним можно было ознакомиться визуально без дополнительной необходимости вскрытия коробок или ящиков. Стоит отметить, что в целях обеспечения конфиденциальности коммерческих данных из общего числа характеристик исключается цена продукции.

Когда и для кого нужно оформлять упаковочный лист

Для перевозок, осуществляемых в рамках территории РФ, наличие бланка не является обязательным условием. Впрочем, большинство экспедиторов отмечают, что работать с такими документами проще и удобнее, чем с накладными, а некоторые транспортные компании и вовсе включают условие оформления в содержание договора. Если же речь идет о перемещении груза между странами, будь то экспорт или импорт — составлять сопроводительную опись придется в любом случае, поскольку ее потребуют сотрудники таможенной службы.

Таким образом, упаковочный лист (pack list) нужен:

• Работникам организаций, оказывающих логистические услуги — для проверки комплектации партии, уточнения сведений об отправителе и получателе и т. д.
• Должностным лицам на таможне — для аналогичных целей.

Специалисты рекомендуют закреплять файл с реестром так, чтобы для ознакомления с информацией не возникало необходимости переворачивания или перемещения уложенного груза. Практичный вариант — подготовка специального прозрачного кармашка с названием бланка, указанным крупным шрифтом, найти который не составит особого труда.

Какую информацию следует указать в упаковочном листе

Несмотря на отсутствие единой формы, позволяющее организациям пользоваться собственными шаблонами, содержание в большинстве случаев совпадает. В перечень указываемых характеристик входят:

• Дата упаковки товара и регистрационный номер акта. Для упорядочения используется внутренний учет компании.
• Названия юридических лиц, выступающих в статусе отправителя и получателя партии. Предприятие, являющееся поставщиком, которое отвечает за составление реестра, обычно указывается первым. При этом обязательным условием является уточнение ролей контрагентов, исключающее возможные противоречивые трактовки со стороны сотрудников контролирующих органов.
• Фактические адреса местонахождения складских помещений, между которыми осуществляется перевозка. Как и в предыдущем пункте, важно, чтобы было четко понятно — где производится отгрузка, и в какой точке товар должен оказаться по итогу выполнения логистической операции. Распространенная практика — указание сведений сразу после названий фирм.
• Номер договора или контракта, заказа, товарной накладной или иного документа, являющегося официальным юридическим основанием для совершения поставки.
• Перечень наименований, находящихся внутри упаковки. При использовании системы идентификации рекомендуется также внести соответствующие числовые обозначения. Важный момент: реестр должен быть максимально полным и детализированным, с уточнением всех позиций, даже если отличие между ними сводится только к цвету.
• Характеристика типа и габаритов. При перевозках могут использоваться коробки, паллеты, а также другие упаковочные материалы — это значит, что в пак лист необходимо вписать сведения, корректно отражающие выбранный способ размещения.
• Количество единиц в отдельно взятой упаковке. В обычных товарных накладных указывается общее количественное значение для отгружаемой партии, тогда как рассматриваемый документ приводит дополнительную расшифровку.
• Чистый и общий вес (нетто и брутто). Во втором случае к массе товара добавляется упаковочный материал, используемый для его доставки.
• Совокупная численность товарных мест, то есть сколько всего коробок и паллет перевозится в рамках конкретной поставки — с обязательной пошаговой нумерацией.
• Подписи ответственных должностных лиц. В зависимости от масштаба, полномочиями на подписание могут наделяться работники складского комплекса или экспедиторы, либо непосредственно директор компании.

Представленный список является в большей степени ориентиром — при необходимости предприятия вправе исключить из него отдельные характеристики и реквизиты, а также добавить собственные, необходимость которых обусловливается спецификой транспортируемого груза. Основная задача — обеспечить условия для быстрого ознакомления с информацией.

В чем отличие от инвойса

Сведения, содержащиеся в пакинг листе, в целом схожи, однако есть небольшая разница:

• Указание физических характеристик товарных позиций и их упаковок (габариты, вес).
• Отражение различий по содержимому грузовых мест.
• Исключение из реестра данных о рыночной стоимости — как общей, так и по наименованиям.

Принципы составления

В опись можно включать информацию по односоставным и разнородным грузам. Ключевой критерий — размещение в одном контейнере, вне зависимости от специфики упаковочного материала и выбранной конфигурации (мешки, коробки, ящики и т. п.). Допускается крепление сопроводительного бланка без других документов, однако чаще всего к нему добавляется счет-фактура, который в первую очередь актуален при отправке нескольких позиций за один раз.

Ускорить процесс заполнения, а также свести к минимуму вероятность совершения ошибок, помогают различные программные приложения, совместимые с современными учетными базами. Наличие готовых шаблонов, функции автоматической выгрузки и системы электронного документооборота заметно облегчает работу специалистов, отвечающих за логистику компании. Если же говорить о вопросах, связанных с валютными операциями и финансовым контролем внешнеэкономической деятельности — клиенты МОРСКОГО БАНКА всегда могут рассчитывать не только на подробную консультацию, но и на выгодные предложения в рамках специальных акций, позволяющих совершать переводы за рубеж без комиссий и ограничений.

Общие правила оформления упаковочного листа

Помимо вышеперечисленных реквизитов, чаще всего включаемых в содержание по умолчанию, стоит также обратить внимание на следующие нюансы:

• Документ должен быть составлен без исправлений и помарок. Обычно бланк подготавливают и распечатывают на ПК, однако в теории можно заполнить его и от руки, воспользовавшись заранее созданными шаблонами.
• Важный момент — подпись сотрудника, который фактически занимался упаковкой, подтверждающая достоверность заявленной информации.
• Наличие печати — практика, сохраняющаяся во многих крупных компаниях, однако на сегодняшний день этот реквизит не является неотъемлемым атрибутом.
• Обязательное условие для международных отправлений — перевод на английский, либо на официальный язык страны получателя. В противном случае у сотрудников таможенной службы могут возникнуть затруднения при проведении проверки.

Минимальное количество заполняемых экземпляров — два. Первый остается у отправителя, второй — крепится непосредственно к упаковке груза. Также можно распечатать еще одну копию, поместив ее внутрь коробки или мешка — это поможет получателю ускорить сверку, оперативно выявить возможные расхождения по комплектованию, а также определить, к кому именно следует предъявлять претензии в сложившейся ситуации. Если заказанные изначально позиции отсутствуют в реестре, либо имеют признаки брака — проблема возникла еще на стадии сборки. В свою очередь, нехватка товара, указанного в перечне, а также присутствие следов вскрытия — повод для выставления претензии в адрес логистической компании.

Дополнительные рекомендации

Избежать распространенных ошибок заполнения также поможет соблюдение следующих правил:

• Стоимость груза не следует включать в список характеристик, размещаемых в открытом доступе. Для указания цены есть инвойс и счет-фактура.
• Бланк упаковочного листа лучше всего крепить на видном месте, в верхней части — это делает процедуру приемки и сверки значительно проще.
• Адрес получателя важнее, чем сведения о точке отправления. При наборе рекомендуется тщательно проверить реквизиты, исключая возможные ошибки и разночтения.
• Информация об организации, выступающей в статусе отправителя, должна быть в числе первых пунктов перечня — сразу после даты и регистрационного номера.
• Помарки и исправления не допускаются — в случае совершения ошибок следует распечатать новый упаковочный лист.
• Универсальным стандартом оформления считается использование бумаги формата А4.
• Печать предприятия проставляется по желанию, тогда как наличие оригинальных подписей уполномоченных сотрудников, отвечающих за сборку и отгрузку — обязательное условие.
• Один из экземпляров документа должен остаться у поставщика — на случай возникновения спорных ситуаций, связанных с выявлением недокомплекта.

Законодательная база

Существует ряд международных нормативных положений, регулирующих использование рассматриваемых описей. К их числу относятся грузовые конвенции для автомобильного и воздушного транспорта, принятые в Варшаве (1955), Женеве (1975) и Берне (1985), а также регламент ООН для смешанных перевозок (1980). Кроме того, в действующих нормах ТК ЕАЭС приводятся образцы формы упаковочного листа для таможни, актуальные в Беларуси, России и других странах-участницах Евразийского союза.

Почему важно оформить пакинг

Для компаний, специализирующихся на сделках ВЭД, документ является обязательным дополнением к инвойсу, которое составляется при отправке товаров различных категорий и мест, характеризующихся разными параметрами. При желании можно составить опись и для однородных грузов, расположив ее на поверхности упаковки для быстрой идентификации. Корректное оформление реестра позволяет решить сразу несколько задач, таких как:

• Определение принадлежности конкретного паллета к той или иной партии.
• Подтверждение целостности комплектования и установление ответственных лиц.
• Экономия времени, необходимого на сортировку и выполнение логистических операций.
• Профилактика совершения ошибок, связанных с товарным назначением.
• Предупреждение возможной утери мест на разных стадиях транспортировки.

Пример заполнения

Последовательность действий может выглядеть следующим образом:

1. В верхней части бланка указывается название — «Упаковочный лист», а также дата составления и учетный порядковый номер.
2. Ниже — название организации, которая отгружает продукцию, с уточнением правового статуса и адреса (склад, филиал, подразделение и т.д.).
3. Поле «К месту» заполняется сведениями о получателе и местонахождении конечной точки.
4. При наличии накладной — прописываются регистрационные данные.
5. В перечне последовательно отражаются тип используемой упаковки (коробка, паллет, мешок, ящик), количество занимаемых грузом мест, а также существенные характеристики каждого наименования, для удобства предоставляемые в табличной форме — название, единица измерения, число единиц, вес брутто и нетто.
6. В раздел «Примечания» вносят важные факторы, которые должны быть приняты во внимание в процессе погрузки и приемки: хрупкость содержимого, уязвимость к воздействию влаги, запрет на переворачивание и т.п.
7. Завершающий этап — подписание документа должностными лицами, отвечающими за упаковку и контроль качества.

Заключение

Правила оформления упаковочного листа, обязательного для международных грузоперевозок, и рекомендованного к составлению для внутренней логистики, определяют порядок заполнения описи, отражающей содержимое поставки. Соблюдение основных рекомендаций помогает избежать распространенных ошибок, способных стать причиной возникновения разногласий и правовых споров между контрагентами.

Вопрос-ответ

Что такое ДТ при таможенной регистрации?

Декларация на товары — документ, который декларант обязан представить сотрудникам ФТС при совершении перевозок экспортных и импортных грузов. В этом случае также соблюдаются обязательные требования, установленные законом.

Когда нужно делать упаковочный список?

Сопроводительный реестр, в котором раскрываются сведения о содержимом упаковки, требуется при организации международных логистических операций, связанных с поставками в адрес зарубежных контрагентов.

В каких случаях оформляется периодическая ГТД?

Подобный формат декларирования актуален в ситуациях, когда деятельность резидента предполагает регулярный вывоз товаров, произведенных в РФ. При этом таможенные требования, предъявляемые в отношении составления пак листа, остаются неизменными.

Поделиться в соц. сетях: